Le service https://courriel.numenaute.org permet de gérer une boite à lettre à plusieurs.

C'est utile pour du support, ainsi que pour gérer les contacts d'une organisation comme une association : les gens vous écrivent à une seule adresse, facile à retenir, et vos membres peuvent se répartir le travail de réponse.

Si vous souhaitez ajouter des utilisateurs, contactez les administrateurs de Numenaute.

Une fois connecté avec votre utilisateur, allez sur le menu “Gérer ⇒ Boîtes de réception”. Sélectionnez la boite que vous souhaitez paramétrer (il y en a probablement une seule !).

Première partie “Modifier la boîte aux lettres” :

• Contacter un administrateur de Numenaute si vous souhaitez modifier l'adresse mail associée à votre boîte.
• Les champs renseignés par défaut sont fonctionnels, mais vous pouvez aussi personnaliser le fonctionnement de la boîte.
• Vous pouvez paramétrer des alias. Par exemple, si votre boite mail est “asso@monasso.org” mais que vous interagissez toujours avec l'alias “contact@monasso.org”, alors renseignez cet alias. Attention, renseignez bien tous les alias, sinon vous aurez des doublons lors des réponses.
  • Comment permettre de répondre avec un alias au lieu du mail de base ? Pour le moment, ce n'est pas possible (cf ticket correspondant) mais l'équipe de Freescout semble ouverte à l'idée.
• Cci automatique : si vous souhaitez que ce soit relayé automatiquement à d'autres mails, mais il vaut mieux paramétrer les notifications par utilisateurs ; vous serez ainsi prévenu de toute l'activité que vous souhaitez, de façon fine.
• Du nom : l'adresse utilisée lors de la réponse aux mails. Nous vous conseillons très fortement de garder “Nom de la boîte aux lettres” afin de ne pas exposer vos informations personnelles et celles de vos utilisateurs.

Seconde partie “Autorisations” :

• Cocher les utilisateurs à qui vous souhaitez donner un accès à la gestion de la boite avec vous. Contacter un administrateur de Numenaute si vous souhaitez inviter d'autres gens à vous épauler !
• Laissez les administrateurs “masquer de la liste assigné”.
• Ne cochez les cases dans “Access Settings” que pour les utilisateurs avec qui vous voulez partager des droits d'administration ! Pour le reste, avoir coché leur nom au début suffit à leur donner accès pour répondre aux mails.

Troisième partie “Paramètres de connexion” :

• Il y a actuellement un petit bug et le lien vers cet onglet ne s'affiche pas pour les utilisateurs. Rendez vous à l'adresse http://courriel.numenaute.org/mailbox/connection-settings/XXX/incoming en remplaçant XXX par le numéro de la boite aux lettres. Si vous n'avez encore rien paramétré, le lien apparaîtra sous forme d'alerte dans la partie “Modifier la boîte aux lettres”.
• Récupération et envoi des emails : paramétrez via IMAP et SMTP.

Partie IMAP (“Récupération des emails”)

• Renseignez le serveur, le port, le mot de passe et l'utilisateur, puis enregistrez.
• Tentez ensuite, dans la partie “IMAP” de faire “Obtenir les dossiers”. Cela permettra d'avoir tous vos messages même si des filtres les trient sur votre boite.
• Renseignez le “Dossier IMAP pour enregistrer les réponses sortantes” (cf paramètres plus bas).

Partie SMTP (“Sending Email”)

• Sélectionnez la méthode “SMTP”. Attention, n'utilisez surtout pas la fonction mail() PHP, cela risquerait de classer vos mails en spam !
• Renseignez le serveur, le port, le chiffrement, le mot de passe et l'utilisateur, puis enregistrez.
• Faites un test d'envoi à votre adresse personnelle, attendez quelques minutes s'il n'y a pas eu d'erreur. Si le logiciel vous indique une erreur, vérifiez les informations fournies, puis contactez un des administrateurs de Numenaute.

• Nom d'utilisateur : votre mail
• Mot de passe : le mot de passe associé à ce mail
• Chiffrement : SSL
• Serveur entrant et sortant : SSL0.OVH.NET

IMAP :

• Port : 993
• Dossier IMAP pour enregistrer les réponses sortantes par défaut : INBOX.INBOX.Sent

SMTP :

• Port : 587

• Nom d'utilisateur : votre mail
• Mot de passe : le mot de passe associé à ce mail
• Chiffrement : SSL
• Serveur entrant et sortant : mail.gandi.net

IMAP :

• Port : 993
• Dossier IMAP pour enregistrer les réponses sortantes par défaut : Sent

SMTP :

• Port sortant : 465
• Si cela ne marche pas, passez au chiffrement TLS sur le port 25.

En tant qu'administrateur, la tâche est réduite :

• Créer une “nouvelle boîte de réception”
• Donner les droits à un ou plusieurs utilisateurs sur cette boîte de réception.
• L'un des utilisateurs doit avoir le droit de “modifier la boîte aux lettres” (dans “Autorisations”) : c'est ça qui lui permettra de gérer les accès SMTP/IMAP.

Lorsqu'on créé un utilisateur, une invitation lui est envoyé afin qu'il paramètre son mot de passe. Il est possible dès la création de lui donner accès à une des boites mail (par exemple celle qu'on vient de créer pour lui).

Paramétrage des Autorisations sur les boîtes de réception (<wrap important>étape importante et nécessaire<wrap>) :

• Cocher “Masquer de la liste Assigné” pour les administrateurs de Numenaute (sinon on risque de se voir assigner des trucs pas à nous !).
• Pour l'administrateur de la boîte à lettre, cocher :
  • “Modifier la boîte aux lettres”
  • “Autorisations” (attention, il verra la liste de tous les utilisateurs référencés par Numenaute… Mais rien de plus)
  • “Signature e-mail”
  • Ne surtout pas cocher “Auto Replies”, un mauvais paramétrage peut amener à être banni pour spam !